Ile kosztuje program hotelowy dla pensjonatu w 2026 roku

Krótka odpowiedź

Program hotelowy dla pensjonatu kosztuje zwykle od kilkuset złotych miesięcznie, a cena zależy od liczby pokoi, zakresu funkcji i tego, czy dostawca pobiera prowizję od rezerwacji. W Hotelarzu plan Pensjonat to 290 zł netto miesięcznie, a przy płatności rocznej o 50 procent mniej, bez opłaty za wdrożenie i bez prowizji.

Sama cena abonamentu to jednak połowa rachunku. Drugą połowę stanowią koszty, które na fakturze od dostawcy się nie pojawiają: czas wdrożenia, osobne opłaty za moduły i każda rezerwacja przepadająca przez pomyłkę w kalendarzu.

Z czego składa się cena programu hotelowego

Pierwszy składnik to abonament. Bywa liczony od liczby pokoi, od liczby obiektów albo w pakietach, które rosną razem z obiektem. Drugi to opłata wdrożeniowa, którą część dostawców pobiera jednorazowo za konfigurację. Trzeci to moduły dodatkowe, najczęściej silnik rezerwacji, synchronizacja z portalami i faktury.

Czwarty składnik, najłatwiejszy do przeoczenia, to prowizja od rezerwacji przyjętych przez silnik na stronie. Jeśli program pobiera kilka procent od każdego pobytu, przy kilkunastu pokojach i pełnym sezonie kwota przerasta abonament. Pytaj o to wprost, zanim podpiszesz cokolwiek.

Ile kosztuje Hotelarz

Plan Pensjonat to 290 zł netto miesięcznie i obejmuje obiekt do 15 pokoi: kalendarz, synchronizację iCal z Booking i Airbnb, silnik rezerwacji, kartę meldunkową i opłatę miejscową. Plan Hotel to 1190 zł netto miesięcznie i dodaje role pracowników, raporty i faktury KSeF. Resort kosztuje 2490 zł netto miesięcznie. Przy płatności rocznej cena spada o połowę.

Nie ma opłaty za wdrożenie ani prowizji od rezerwacji. Pełne zestawienie planów i różnic między nimi znajdziesz w cenniku. Ceny są kwotami netto, więc do rachunku dolicza się VAT.

Ile program zwraca się w pensjonacie

Zrób prosty rachunek na własnych liczbach. Weź średnią cenę doby, liczbę nocy sprzedawanych miesięcznie i prowizję portali. Przy 10 pokojach, cenie doby 250 zł i obłożeniu 60 procent miesięczna sprzedaż to około 45 000 zł. Prowizja rzędu 15 procent od rezerwacji z portalu to kilka tysięcy złotych, z których część da się odzyskać rezerwacjami bezpośrednimi.

To liczby przykładowe, nie obietnica wyniku. Podstaw swoje i sprawdź, ile rezerwacji musi przyjść ze strony obiektu, żeby abonament się zwrócił. Przy cenie kilkuset złotych miesięcznie zwykle wystarcza kilka dodatkowych pobytów. Opisaliśmy to szerzej w tekście o tym, jak ograniczyć prowizję Booking.

Ukryte koszty tańszych rozwiązań

Darmowy arkusz kosztuje czas. Każda rezerwacja przepisana ręcznie z portalu do kalendarza to minuty, a każda pomyłka to podwójna rezerwacja, przeprosiny i często zwrot zaliczki. Jedna taka sytuacja w sezonie potrafi kosztować tyle, ile kilka miesięcy abonamentu.

Tanie programy bywają z kolei okrojone. Brakuje w nich synchronizacji z portalami albo silnika rezerwacji, więc dokupujesz osobny channel manager i osobną stronę. Suma trzech tanich narzędzi często przekracza cenę jednego kompletnego, a dane i tak leżą w trzech miejscach. Porównanie arkusza z programem znajdziesz w tekście program hotelowy czy Excel.

Pytania do dostawcy przed zakupem

Zanim wybierzesz program, zadaj pięć pytań. Czy cena obejmuje wszystkie moduły, czy tylko kalendarz. Czy jest opłata wdrożeniowa. Czy dostawca pobiera prowizję od rezerwacji ze strony. Czy rezygnacja jest możliwa w każdym miesiącu. Czy kopie zapasowe i aktualizacje są w cenie.

Poproś też o dostęp do demo i przejdź w nim własny scenariusz: rezerwacja z telefonu, rezerwacja z portalu, zaliczka, karta meldunkowa. Jeśli któryś krok wymaga dopłaty albo ręcznej pracy, dowiesz się tego przed zakupem, a nie po pierwszym sezonie.

Plan roczny czy miesięczny

Plan miesięczny daje elastyczność, plan roczny obniża cenę. W obiekcie sezonowym często opłaca się wybrać roczny, bo koszt rozkłada się na cały rok, a sezon i tak generuje większość przychodu. Jeśli dopiero testujesz program, zacznij miesięcznie, sprawdź kalendarz i synchronizację w żywym ruchu, a po pierwszym miesiącu przejdź na roczny.

Zwróć uwagę, czy zmiana planu na wyższy jest możliwa w trakcie. Obiekt, który dobuduje kilka pokoi albo zacznie wystawiać faktury dla firm, powinien przejść na wyższy plan bez migracji danych.

Kiedy wystarczy plan Pensjonat, a kiedy potrzebny Hotel

Plan Pensjonat wystarcza, gdy obiekt ma do 15 pokoi, a rezerwacjami zajmuje się właściciel lub jedna osoba. Plan Hotel jest dla obiektów, w których pracuje kilka osób na zmianach, potrzebne są role z ograniczonym dostępem, raporty obłożenia i RevPAR oraz faktury w KSeF.

Jeśli większość gości płaci bez faktury, a firmowych pobytów jest niewiele, nie przepłacaj. Zacznij od niższego planu. Jeśli wystawiasz dużo faktur dla firm, przeczytaj o fakturze za nocleg w KSeF i sprawdź, czy ten zakres nie jest dla Ciebie konieczny od początku.

Jak porównać oferty uczciwie

Zrób tabelę z trzema kolumnami: cena miesięczna z wszystkimi modułami, koszty jednorazowe i prowizje. Dopisz wiersz z czasem, jaki zajmuje uruchomienie. Program, który pozwala wpisać pokoje i ceny, wkleić linki iCal i przyjmować rezerwacje tego samego dnia, oszczędza tydzień pracy, a ten czas ma wartość.

Nie porównuj samych cen z cenników, bo nie opisują one tego samego zakresu. Porównuj efekt: ile rezerwacji obsłużysz bez ręcznej pracy, ile terminów zablokuje się samo i ile dokumentów gościa przygotuje program.

Księgowość obiektu a koszt programu

Abonament programu hotelowego jest kosztem działalności, a faktura za niego trafia do KSeF jak każda inna faktura od dostawcy. Jeśli prowadzisz oprócz obiektu inną działalność i szukasz osobnego narzędzia do wystawiania i odbierania faktur, przyjrzyj się programowi do fakturowania z KSeF, który działa niezależnie od kalendarza rezerwacji.

Kwestie podatkowe, takie jak odliczenie VAT od abonamentu, ustal z księgową. Nie traktuj tego tekstu jako porady podatkowej.

Od czego zacząć

Wejdź w demo, wpisz kilka pokoi i ceny, wklej linki iCal ze swoich portali i sprawdź, jak wygląda Twój kalendarz. Potem wróć do cennika i wybierz plan. Jeśli prowadzisz mały obiekt z kilkoma pokojami, zajrzyj także na stronę programu dla kwater prywatnych, a przy większym obiekcie na program dla małego hotelu.