Program hotelowy czy Excel dla pensjonatu

Krótka odpowiedź

Excel wystarcza, dopóki masz jeden kanał sprzedaży, kilka pokoi i nie musisz nikomu pokazywać wolnych terminów w czasie rzeczywistym. Gdy sprzedajesz w Booking i Airbnb, przyjmujesz rezerwacje przez telefon i chcesz, żeby goście rezerwowali sami, arkusz zaczyna kosztować więcej niż program. Granica jest zwykle widoczna po pierwszej podwójnej rezerwacji albo po sezonie, w którym więcej czasu schodzi na przepisywanie niż na gości.

Co arkusz robi dobrze

Arkusz jest tani, znany i elastyczny. Jedna osoba może wpisać pokoje w wiersze, daty w kolumny i pokolorować zajęte terminy. Dla obiektu z czterema pokojami, stałymi gośćmi i rezerwacjami wyłącznie telefonicznymi to rozwiązanie, które naprawdę działa. Nie ma abonamentu, nie ma wdrożenia, a dane masz u siebie.

Problem zaczyna się nie od liczby pokoi, ale od liczby miejsc, z których przychodzą rezerwacje. Każde dodatkowe miejsce to kolejne ręczne przepisywanie i kolejna okazja do pomyłki.

Pięć sygnałów, że arkusz przestaje wystarczać

Pierwszy sygnał to drugi kanał sprzedaży. Rezerwacja z Booking nie blokuje terminu w Airbnb, dopóki sam jej tam nie wpiszesz. Drugi to rezerwacje wpadające wieczorem lub w weekend, gdy nie siedzisz przy komputerze. Trzeci to goście pytający na stronie, czy termin jest wolny, i czekający na Twoją odpowiedź kilka godzin. Czwarty to dane do rozliczeń, czyli opłata miejscowa, zestawienia dla księgowości i karty meldunkowe, które składasz z kilku plików. Piąty to więcej niż jedna osoba z dostępem do kalendarza, bo wtedy każdy pracuje na innej wersji pliku.

Jeśli rozpoznajesz u siebie dwa z tych pięciu, koszt arkusza jest już wyższy niż abonament programu, tylko nie widać go na fakturze.

Ile naprawdę kosztuje arkusz

Policz godziny. Jeśli na każdą rezerwację z portalu poświęcasz kilka minut na przepisanie, a miesięcznie masz kilkadziesiąt rezerwacji, to kilka godzin pracy co miesiąc. Do tego dochodzi koszt błędu. Jedna podwójna rezerwacja w sezonie to przeniesienie gościa do droższego noclegu, rekompensata i gorsza ocena. Przy weekendowej stawce kilkuset złotych jedna pomyłka potrafi zjeść abonament za kilka miesięcy.

Plan Pensjonat w Hotelarzu kosztuje od 145 zł netto miesięcznie, a aktualny cennik jest jawny na stronie cennik programu hotelowego. Zestaw tę kwotę z własnymi godzinami i ryzykiem pomyłki, a nie z zerem, które widzisz przy arkuszu.

Co daje program, czego nie da się zrobić w Excelu

Najważniejsza różnica to synchronizacja. Program importuje kalendarze portali przez iCal i wystawia własny kanał dla każdego pokoju, więc rezerwacja w jednym miejscu blokuje termin w pozostałych. Szczegóły i ograniczenia opisujemy na stronie o channel managerze dla pensjonatu. Druga różnica to rezerwacje bezpośrednie. Gość wchodzi na Twoją stronę, widzi wolne terminy i ceny sezonowe, rezerwuje i płaci zaliczkę, a Ty nie płacisz prowizji portalu, co dokładniej pokazuje silnik rezerwacji na stronę obiektu.

Trzecia różnica to dokumenty. Karta meldunkowa online, opłata miejscowa naliczana od osoby za dobę i zestawienie miesięczne powstają z tych samych danych, które wpisałeś raz przy rezerwacji. W arkuszu to trzy osobne pliki do prowadzenia.

Czego program nie zrobi za Ciebie

Program nie ustali cen ani nie napisze opisu oferty w portalu. Przez iCal przenoszone są blokady dostępności, nie ceny, więc stawki w Booking i Airbnb nadal ustawiasz w ich panelach. Jeśli zmieniasz ceny codziennie w kilkunastu kanałach, potrzebujesz certyfikowanego channel managera i innego budżetu. Dla pensjonatu, domków i kilku apartamentów, gdzie stawki zmieniasz raz na sezon, iCal zwykle wystarcza.

Program nie zastąpi też dobrego zwyczaju sprawdzania. Przed sezonem zrób próbną rezerwację i zobacz, czy termin zniknął w portalach.

Jak przejść z arkusza bez bałaganu

Zacznij od pokoi: nazwy, liczba osób, cena bazowa, sezony. Potem zaimportuj z arkusza rezerwacje na najbliższe miesiące, nie całą historię. Wklej adresy kalendarzy iCal z portali i skopiuj kalendarz zwrotny do ich paneli. Zrób test z jedną próbną rezerwacją. Całość zajmuje zwykle jedno popołudnie. Jeśli prowadzisz obiekt z domkami, zobacz, jak to wygląda w praktyce w programie dla agroturystyki, a przy kilku lokalach w mieście w programie do zarządzania apartamentami.

Arkusz zostaw jako kopię historyczną. Nie prowadź obu systemów równolegle dłużej niż kilka dni, bo wtedy podwójna praca zamiast pomagać, tworzy nowe rozbieżności.

Faktury i księgowość po przejściu na program

Program porządkuje rezerwacje i dane do rozliczeń, ale dokumenty kosztowe obiektu, takie jak faktury od dostawców, nadal trafiają do księgowości. Jeśli chcesz, żeby faktury kosztowe były akceptowane i archiwizowane w jednym miejscu, sprawdź elektroniczny obieg faktur z KSeF, bo to osobne zadanie od obsługi gości, a w małym obiekcie zabiera zaskakująco dużo czasu.

Kiedy zostać przy Excelu

Zostań przy arkuszu, jeśli sprzedajesz tylko telefonicznie, masz kilku stałych gości i nie planujesz własnej strony z rezerwacją. W każdym innym przypadku zacznij od demo i sprawdź, jak wygląda Twój obiekt w kalendarzu. Rozstrzygnięcie zajmuje kilkanaście minut, a abonament można porównać z realnym kosztem czasu i pomyłek.