Faktura za nocleg w KSeF dla obiektu noclegowego

Krótka odpowiedź

Jeśli sprzedajesz nocleg firmie i wystawiasz jej fakturę VAT, ta faktura ma przechodzić przez Krajowy System e-Faktur. Dla gościa indywidualnego, który nie prosi o fakturę, nadal wystarcza paragon lub rachunek. Harmonogram obowiązku zależy od wielkości sprzedaży obiektu, więc datę dla własnej firmy potwierdź z księgową.

W praktyce oznacza to jedno: dane nabywcy, kwoty i stawka VAT muszą być poprawne, zanim faktura trafi do systemu. Najmniej błędów jest wtedy, gdy faktura powstaje z samej rezerwacji, a nie z ręcznego przepisywania.

Kiedy obiekt wystawia fakturę dla firmy

Najczęściej to pobyty służbowe, wyjazdy szkoleniowe, grupy zorganizowane przez firmy i wynajem sali. Gość prosi o fakturę z NIP przy rezerwacji albo przy wymeldowaniu. Jeśli prosi dopiero na recepcji, zwykle brakuje czasu na sprawdzanie danych i rosną pomyłki.

Dlatego warto zbierać NIP w formularzu rezerwacji albo w karcie meldunkowej online, zanim gość przyjedzie. Dane z NIP trafiają wtedy do faktury bez ponownego pisania.

Zaliczka i faktura końcowa

Przy rezerwacjach z zaliczką obiekt zwykle wystawia fakturę zaliczkową, a po pobycie fakturę końcową z rozliczeniem wpłaconej kwoty. Każdy z tych dokumentów trzeba powiązać z tą samą rezerwacją, bo inaczej księgowa dostaje trzy osobne kwoty bez kontekstu.

Sprawdź w programie, czy zaliczka i faktura końcowa są ze sobą połączone, i czy kwota końcowa pomniejsza się o to, co gość już wpłacił.

Opłata miejscowa i stawka VAT na fakturze

Opłata miejscowa nie jest przychodem obiektu, tylko należnością dla gminy, którą obiekt pobiera jako inkasent. Nie powinna mieszać się z ceną noclegu w polu sprzedaży. Program, który liczy ją osobno, upraszcza zarówno fakturę, jak i zestawienie dla gminy.

Stawkę VAT na usługi noclegowe i dodatkowe, na przykład śniadania czy parking, ustala księgowa obiektu. Program powinien pozwalać przypisać stawkę do pozycji, a nie jedną do całej faktury.

Czego szukać w programie hotelowym

Przed zakupem sprawdź pięć rzeczy. Czy faktura powstaje z rezerwacji i bierze dane nabywcy z formularza gościa. Czy program wysyła ją do KSeF bezpośrednio, a nie każe pobierać plik i wgrywać go ręcznie. Czy obsługuje fakturę zaliczkową. Czy księgowa dostaje zestawienia do rozliczeń. Czy dostęp do KSeF konfigurujesz tokenem swojego obiektu, a nie cudzym kontem.

Hotelarz wystawia fakturę z danych rezerwacji i wysyła ją do KSeF tokenem Twojego obiektu. Opis działania znajdziesz na stronie faktur KSeF dla hotelu, a pełny zakres w programie dla małego hotelu.

Ile to kosztuje

Faktury KSeF są w Hotelarzu dostępne od planu Hotel. Plan Pensjonat obejmuje kalendarz, silnik rezerwacji, kartę meldunkową i opłatę miejscową, a jego aktualną cenę zobaczysz w cenniku. Jeśli prowadzisz pensjonat i faktury dla firm wystawiasz rzadko, możesz zacząć od planu Pensjonat i przejść wyżej, gdy sprzedaż dla firm urośnie.

Jak przygotować obiekt do wystawiania faktur w KSeF

Zacznij od uporządkowania danych. Sprawdź, czy dane obiektu, adres i NIP są zgodne z rejestrem. Wygeneruj w systemie token dla programu hotelowego i zapisz, kto w obiekcie ma do niego dostęp. Ustal z księgową, jak oznaczać faktury zaliczkowe i końcowe oraz którą stawkę VAT stosujesz do usług dodatkowych.

Następnie wystaw w programie próbną rezerwację z danymi firmy i sprawdź cały obieg od zaliczki po fakturę końcową. Taki test zajmuje kwadrans i pokazuje braki w danych, zanim zrobi to prawdziwy klient.

Co z fakturami kosztowymi obiektu

Program hotelowy porządkuje faktury sprzedażowe. Faktury od dostawców, na przykład za pościel, środki czystości czy energię, trafiają do KSeF po stronie obiektu jako dokumenty zakupu i obiekt musi je odbierać. Jeśli chcesz uporządkować ten obieg, pomoże osobny program do fakturowania i odbierania faktur z KSeF, niezależny od kalendarza rezerwacji.

Najczęstsze błędy w małych obiektach

Pierwszy to wystawianie faktury po wymeldowaniu z pamięci, bez rezerwacji pod ręką, przez co kwoty nie zgadzają się z wpłatami. Drugi to brak NIP w rezerwacji i odkrywanie go na recepcji, gdy gość już się spieszy. Trzeci to mieszanie opłaty miejscowej z ceną noclegu w jednej pozycji.

Czwarty to zbyt późne uruchomienie programu. Jeśli obowiązek obejmie Twój obiekt w sezonie, nauka nowego narzędzia w środku lata jest kosztowna. Lepiej wdrożyć je zimą, gdy rezerwacji jest mniej.

Faktura dla gościa zagranicznego i dla osoby prywatnej

Gość indywidualny, który nie prosi o fakturę, dostaje paragon albo inny dokument sprzedaży z kasy lub programu, tak jak dotąd. Jeśli prosi o fakturę dla osoby prywatnej, jej wystawienie to osobna kwestia, którą warto omówić z księgową, bo zależy od rodzaju działalności obiektu.

Gość zagraniczny z firmą z innego kraju UE wymaga zwykle innego oznaczenia podatkowego. Nie zgaduj tego na recepcji. Zapisz zasady raz, razem z księgową, i sprawdź, czy program pozwala oznaczyć nabywcę jako zagranicznego.

Kto w obiekcie powinien wystawiać faktury

W małym obiekcie faktury wystawia zwykle właściciel albo recepcja. Warto ustalić jedną osobę odpowiedzialną za poprawki i korekty, a recepcji zostawić tworzenie faktur z rezerwacji. Program z rolami pozwala dać księgowej wgląd w dokumenty bez dostępu do kalendarza i cen.

Przy korekcie faktury obowiązuje ta sama zasada co przy wystawieniu: poprawka powinna wynikać z rezerwacji, a nie z nowego, przepisanego dokumentu. Zapytaj dostawcę, jak program obsługuje korekty i czy zapisuje historię zmian.

Pytania do zadania dostawcy przed zakupem

Poproś o pokaz całej ścieżki w demo: rezerwacja z zaliczką, karta meldunkowa z NIP, faktura zaliczkowa, faktura końcowa, wysyłka do KSeF. Zapytaj, czy wysyłka wymaga dodatkowej opłaty za każdą fakturę i czy dostawca podaje stan wysyłki w panelu. Zapytaj też, co się dzieje, gdy system Ministerstwa Finansów jest chwilowo niedostępny, i jak program zachowuje dokumenty do czasu ponowienia.

Odpowiedzi warto zestawić w prostej tabeli z dwoma lub trzema programami, tak jak opisaliśmy w tekście o tym, jaki program hotelowy wybrać dla pensjonatu.

Od czego zacząć

Wybierz program, który tworzy fakturę z rezerwacji, i przetestuj go w demo na przykładowym pensjonacie albo małym hotelu. Sprawdź, czy dane firmy z formularza trafiają na fakturę oraz czy zaliczka rozlicza się na dokumencie końcowym. Jeśli tak, masz narzędzie, które odciąży recepcję i księgową.