Jaki program hotelowy wybrać dla pensjonatu
Program hotelowy dla pensjonatu wybierasz po trzech rzeczach: czy pilnuje kalendarza w kilku portalach, czy przyjmuje rezerwacje na Twojej stronie bez prowizji i czy abonament da się policzyć z góry. Reszta to dodatki, które sprawdzisz w demo w kilka minut.
Jaki program hotelowy wybrać dla małego pensjonatu
Mały pensjonat nie potrzebuje systemu dla sieci hoteli. Potrzebuje narzędzia, które w jedno popołudnie zastąpi arkusz, zeszyt i wiadomości z kilku portali, a potem nie wymaga informatyka. Dlatego warto zacząć od własnych bolączek, a nie od listy funkcji z folderu.
Spisz, co dziś zabiera Ci najwięcej czasu. Najczęściej jest to przepisywanie rezerwacji między portalami, pilnowanie, czy termin jest wolny, wystawianie faktur i zbieranie danych gości. Do tych czterech rzeczy dopasuj kryteria z poniższych pytań.
Czy kalendarz pilnuje terminów w kilku portalach
To najważniejsza funkcja. Jeśli sprzedajesz przez Booking, Airbnb i własną stronę, jedna rezerwacja musi zablokować termin we wszystkich kanałach. W małym obiekcie najprostsza jest synchronizacja iCal, czyli standard wymiany kalendarzy, który obsługują największe portale.
Zapytaj, jak często program odświeża kalendarze i czy wystawia osobny kanał dla każdego pokoju. Zapytaj też uczciwie, co iCal przenosi. Przesyła blokady dostępności, nie ceny, więc stawki w portalach nadal ustawiasz w ich panelach. Szczegóły opisaliśmy na stronie o channel managerze dla pensjonatu.
Czy goście mogą rezerwować u Ciebie bez prowizji
Portale pobierają prowizję, która w praktyce wynosi często kilkanaście procent ceny pobytu, więc każda rezerwacja bezpośrednia poprawia marżę. Program powinien mieć silnik rezerwacji, który pokazuje prawdziwą dostępność, liczy cenę dobę po dobie i wysyła potwierdzenie mailem.
Sprawdź, czy dostajesz gotową stronę obiektu, czy tylko widżet do wklejenia. Jeśli masz już stronę, wystarczy widżet. Jeśli nie masz, gotowa strona oszczędza osobny projekt. Jak to wygląda w praktyce, zobaczysz w silniku rezerwacji bez prowizji, a działanie możesz wypróbować w demo bez rejestracji.
Ile kosztuje program hotelowy i co jest w cenie
Ceny programów dla obiektów noclegowych są bardzo różne, od abonamentów liczonych w setkach złotych po rozwiązania wyceniane indywidualnie. Zanim porównasz oferty, ustal, co obejmuje cena: liczbę pokoi, liczbę użytkowników, wdrożenie, szkolenie, silnik rezerwacji i dokumenty.
Przy porównaniu sumuj koszty roczne, a nie miesięczne. Dolicz opłatę za wdrożenie, jeśli jest, i prowizję od rezerwacji, jeśli program ją pobiera. Hotelarz ma jawny cennik z abonamentem od 290 zł netto miesięcznie i połową tej kwoty przy płatności rocznej, bez opłaty za wdrożenie i bez prowizji od rezerwacji.
Jak wygląda meldunek i karta gościa
Gość wypełnia dane, a Ty je przepisujesz. Ten krok da się usunąć, jeśli program ma kartę meldunkową online wysyłaną razem z potwierdzeniem rezerwacji. Gość uzupełnia dane przed przyjazdem, a recepcja tylko sprawdza komplet.
Zapytaj też, gdzie przechowywane są dane i kto jest ich administratorem. W dobrze zbudowanym rozwiązaniu administratorem jest obiekt, a dostawca przetwarza dane w jego imieniu. Praktyczne omówienie znajdziesz w opisie karty meldunkowej online.
Czy program liczy opłatę miejscową i wystawia faktury
Opłata miejscowa to drobna kwota, która potrafi zabrać dużo czasu przy ręcznym rozliczaniu. Program powinien znać stawkę gminy, naliczać ją od osoby za dobę i przygotowywać miesięczne zestawienie. Sprawdź to w opłacie miejscowej w Hotelarzu.
Faktura powinna powstawać z rezerwacji, z danymi nabywcy i pozycjami pobytu, a nie z nowego przepisywania. Jeśli obiekt wystawia faktury do KSeF, upewnij się, że dany plan to obsługuje, bo nie każdy abonament zawiera tę funkcję.
Czy raporty pokażą, co naprawdę zarabia
Sam kalendarz mówi, co się wydarzy. Raporty mówią, co się opłaca. Przydatne są obłożenie, średnia cena doby i przychód na dostępny pokój w wybranym okresie, a także źródła rezerwacji, bo pokazują, ile płacisz portalom.
Jeśli chcesz zrozumieć te wskaźniki, zajrzyj do artykułu o RevPAR w małym hotelu. Zapytaj dostawcę, czy raporty są w każdym planie, czy tylko w najdroższym.
Jak szybko ruszysz i co z przenosinami
Sprawdź, ile trwa uruchomienie. Dla pensjonatu rozsądny cel to jedno popołudnie: wpisanie pokoi i cen, podpięcie linków iCal i wstawienie silnika na stronę. Wdrożenie liczone w tygodniach i płatne osobno zwykle oznacza system większy, niż potrzebujesz.
Zapytaj, co z istniejącymi rezerwacjami. Przyszłe rezerwacje można zaimportować przez synchronizację kalendarzy albo wprowadzić ręcznie. Dobry dostawca pokaże Ci ten proces, zanim zapłacisz.
Jak podjąć decyzję
Zbuduj prostą tabelę: dwa lub trzy programy w kolumnach, siedem pytań w wierszach. Wypełnij ją na podstawie demo i cennika, a nie obietnic z rozmowy handlowej. Wygrywa zwykle ten, który odpowiada na pierwsze trzy pytania bez wyjątków i ma jawną cenę.
Jeśli prowadzisz apartamenty na wynajem krótkoterminowy, sprawdź program do zarządzania apartamentami. Pamiętaj też, że sprawny system rezerwacji to połowa zabezpieczenia przychodu. Drugą połową jest polisa, dlatego warto sprawdzić, jak ubezpieczyć działalność przez brokera, zanim sezon ruszy.