Najem krótkoterminowy i numer rejestracyjny w ogłoszeniach

Co się zmienia dla gospodarza

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1028 o zbieraniu i udostępnianiu danych dotyczących usług krótkoterminowego zakwaterowania (tekst w EUR-Lex) zaczyna być stosowane od 20 maja 2026 roku. Dla gospodarza oznacza to jedno: obiekt ma mieć numer rejestracyjny, a platformy mają wymagać go w ogłoszeniu i przekazywać organom dane o liczbie wynajętych nocy i gości.

Krajowe przepisy wykonawcze, w tym centralny wykaz obiektów noclegowych i kary, są w Polsce w trakcie prac legislacyjnych, a doniesienia o ich stanie się różnią. Zanim zaczniesz cokolwiek zgłaszać, sprawdź aktualny stan w urzędzie gminy i na stronach Ministerstwa Sportu i Turystyki. Ten artykuł nie jest poradą prawną, opisuje, jak przygotować obsługę rezerwacji.

Co musisz umieć policzyć z własnych danych

Niezależnie od szczegółów krajowej ustawy, organy i platformy będą pytać o te same liczby: ile nocy obiekt był wynajęty w roku, ilu gości przyjął i z jakich krajów. Jeśli prowadzisz rezerwacje w zeszycie, odtworzenie tego po roku jest żmudne, a przy kilku obiektach praktycznie niemożliwe.

W programie hotelowym te dane wynikają z samych rezerwacji. Każdy pobyt ma daty, liczbę osób, status i kanał, więc raport nocy i gości jest kwestią kilku kliknięć. Dochodzi karta meldunkowa wypełniana online, która zbiera dane gościa raz, przed przyjazdem.

Przykład obliczeń dla dwóch apartamentów

Załóżmy dwa apartamenty z obłożeniem 60 procent. Rocznie to 2 razy 365 razy 0,6, czyli około 438 wynajętych nocy. Przy średnim pobycie 3 doby wychodzi około 146 rezerwacji, w większości z dwiema osobami, czyli około 290 gości w roku.

To liczby przykładowe, podstaw swoje. Pokazują skalę: 146 rezerwacji w roku to dla jednego zeszytu 146 wpisów z datami, osobami i kanałami, które trzeba zsumować ręcznie. Przy 30 procentach rezerwacji z portali dochodzi jeszcze uzgadnianie ich z danymi platformy.

Numer rejestracyjny i ogłoszenia w portalach

Wymóg numeru dotyczy ogłoszeń. Po jego otrzymaniu trzeba go wpisać w każdym kanale sprzedaży, czyli w Booking, Airbnb i na własnej stronie. Im więcej kanałów, tym łatwiej coś pominąć, więc warto trzymać listę kanałów w jednym miejscu.

W Hotelarzu kalendarz łączy kanały przez iCal, więc widzisz, skąd przychodzą rezerwacje, i możesz sprawdzić, w którym kanale ogłoszenie jest aktywne. Sam numer wpisujesz w panelu każdego portalu i w opisie obiektu na własnej stronie.

Opłata miejscowa i podatki przy najmie krótkoterminowym

Rejestracja obiektu nie zastępuje innych obowiązków. Gmina może pobierać opłatę miejscową, a wynajmujący odpowiada za rozliczenie przychodu. Stawki i zasady poboru ustala gmina, więc sprawdź uchwałę swojej gminy i skorzystaj z naszego opisu na stronie o opłacie miejscowej w programie hotelowym.

Program liczy opłatę od osoby za dobę według wpisanej stawki i robi zestawienie do przekazania gminie. Dla rozliczenia przychodu najwygodniejsze jest zestawienie rezerwacji z miesiąca z kwotami i kanałami.

Faktury dla firm i KSeF

Wynajmujący, którzy przyjmują gości firmowych, wystawiają faktury, a od 2026 roku coraz częściej w KSeF. Szczegóły i pułapki opisaliśmy w artykule o fakturze za nocleg w KSeF. Program wystawia fakturę z rezerwacji, więc nie przepisujesz danych gościa drugi raz.

Przy najmie na doby wiele spraw cały czas zależy od człowieka, na przykład od sprzątania między gośćmi. Jeśli obsługujesz kilka apartamentów, warto zawczasu zorganizować ekipę, a oferty takiej pomocy znajdziesz choćby w serwisie, w którym pokojowe na zmiany bez rekrutacji sprzątają hotele i apartamenty.

Jak przygotować obiekt w jeden wieczór

Pierwszy krok to wpisanie pokoi lub apartamentów do programu z ich limitem osób i cenami. Drugi to podpięcie kalendarzy z portali przez iCal, żeby istniejące rezerwacje trafiły do jednego widoku. Trzeci to włączenie karty meldunkowej online i maila z potwierdzeniem.

Czwarty krok to sprawdzenie raportu źródeł rezerwacji po pierwszym miesiącu. Zobaczysz, ile rezerwacji pochodzi z portali, a ile z własnej strony. Jeśli chcesz zwiększyć udział tych drugich, zajrzyj do strony o rezerwacjach bezpośrednich bez prowizji.

Najczęstsze błędy gospodarzy

Pierwszy błąd to prowadzenie osobnych kalendarzy w każdym portalu bez wspólnego widoku. Przy zmianie terminu trzeba poprawić trzy miejsca i jedno zawsze zostaje stare. Drugi to brak danych gości z rezerwacji z portali, bo platformy podają je skąpo, a karta meldunkowa online rozwiązuje to jednym linkiem w mailu.

Trzeci błąd to czekanie na ostatnią chwilę. Jeśli dane o nocach zbierasz dopiero wtedy, gdy ktoś o nie zapyta, odtwarzasz rok z maili i wiadomości. Program zbiera je na bieżąco, więc raport jest zawsze gotowy.

Co daje program poza porządkiem w danych

Poza zgodnością z wymaganiami program skraca codzienną pracę. Rezerwacja zrobiona na własnej stronie zostaje u Ciebie bez prowizji portalu, a zaliczka online zabezpiecza termin. Przy dwóch apartamentach różnica kilku rezerwacji bezpośrednich w miesiącu potrafi pokryć abonament.

Dla porównania podstaw własne liczby: średnia wartość pobytu razy liczba rezerwacji z portali razy stawka prowizji. Jeśli wynik w skali roku jest wyższy niż koszt programu, a część rezerwacji da się przenieść na własną stronę, zakup ma sens od pierwszego sezonu.

Jaki program wybrać do kilku apartamentów

Szukaj programu, który ma kalendarz wielu jednostek, synchronizację iCal, kartę meldunkową online, raport nocy i gości oraz fakturę z rezerwacji. Hotelarz ma te elementy, a plan Pensjonat obejmuje do 15 jednostek za 290 zł netto miesięcznie. Szczegóły dla właścicieli kilku lokali są na stronie o programie do zarządzania apartamentami.

Przed zakupem przejdź w demo scenariusz: nowa rezerwacja z portalu, zmiana terminu, karta meldunkowa, raport za miesiąc. Jeśli któryś krok wymaga zeszytu, to program nie rozwiązuje problemu, który opisano wyżej. Ceny sprawdzisz w cenniku.