Jak uniknąć podwójnej rezerwacji w Booking i Airbnb
Podwójna rezerwacja powstaje, gdy ten sam termin zostaje sprzedany w dwóch kanałach, bo kalendarze nie rozmawiają ze sobą. Uniknąć jej można tylko przez automatyczną synchronizację, najprościej przez iCal, a gdy już się zdarzy, trzeba szybko zawiadomić gościa i znaleźć mu równorzędny nocleg.
Skąd bierze się podwójna rezerwacja
Najczęściej z opóźnienia. Gość rezerwuje w Booking o 20:05, a drugi w Airbnb o 20:20. Jeśli kalendarze odświeżają się raz na kilka godzin albo blokujesz termin ręcznie, oba zamówienia są ważne. Drugi powód to rezerwacja telefoniczna, o której zapomnisz wpisać do portali.
Trzeci powód to zmiana przez gościa. Przedłużony pobyt albo zmiana pokoju w jednym portalu nie zawsze trafia do kalendarza w drugim. W obiekcie z jednym domkiem to rzadkość, w obiekcie z pięcioma pokojami i trzema kanałami zdarza się w każdym sezonie.
Co zrobić, gdy podwójna rezerwacja już jest
Działaj tego samego dnia. Sprawdź, która rezerwacja jest starsza, i zachowaj ją. Do drugiego gościa napisz lub zadzwoń, przeproś i zaproponuj równorzędny nocleg w tym samym terminie, najlepiej u siebie w innym pokoju, a jeśli to niemożliwe, w obiekcie partnerskim.
Rezerwację anuluj z poziomu portalu, w którym ją przyjąłeś, i zrób to z opisem przyczyny. Portale często karzą hosta za anulowanie, więc sprawdź warunki. Zapisz, co się stało, bo kolejna taka sytuacja może obniżyć widoczność oferty.
Jak jej uniknąć w małym obiekcie
Zasada jest jedna: jeden kalendarz główny, a portale tylko go odzwierciedlają. W praktyce oznacza to synchronizację iCal. Każdy portal importuje Twój kanał, a Ty importujesz kanały portali. Rezerwacja w jednym miejscu blokuje termin w pozostałych przy najbliższej synchronizacji.
Zapytaj, jak często odbywa się odświeżanie. Interwał kilkunastu minut zmniejsza ryzyko niemal do zera w obiekcie, który ma kilka rezerwacji dziennie. Jeśli sprzedajesz bardzo dużo, rozważ channel manager i sprawdź, co jest Ci naprawdę potrzebne.
iCal czy pełny channel manager
iCal przenosi blokady dostępności, nie ceny. Dla pensjonatu, domków i kilku apartamentów to zwykle wystarczy, bo stawki ustawiasz w panelach portali raz na sezon. Pełny channel manager ma sens, gdy zmieniasz ceny codziennie w wielu kanałach i płacisz za to wyższy abonament.
Przed zakupem policz, ile razy w miesiącu zmieniasz stawki. Jeśli rzadko, nie przepłacaj. Porównanie funkcji i kosztów znajdziesz w opisie programu do zarządzania apartamentami.
Rezerwacje bezpośrednie też muszą blokować termin
Najbardziej zapomniany kanał to telefon i własna strona. Jeśli goście rezerwują u Ciebie przez formularz, który nie zapisuje się w tym samym kalendarzu co portale, problem wraca. Silnik rezerwacji powinien pokazywać prawdziwą dostępność i blokować termin tak samo jak portal.
Plus jest finansowy: rezerwacja bezpośrednia nie płaci prowizji portalu. Jak to wygląda w praktyce, zobaczysz w silniku rezerwacji na stronę obiektu.
Ile kosztuje jedna podwójna rezerwacja
Policz to raz, a zobaczysz, że warto. Do straty należy dodać przeniesienie gościa do droższego noclegu, rekompensatę, czas na telefony i wiadomości oraz ryzyko gorszej oceny. Przy weekendowej stawce kilkuset złotych za dobę jedna pomyłka potrafi zjeść zysk z kilku innych pobytów.
Dochodzi koszt, którego nie widać od razu: portal może obniżyć pozycję oferty po anulowaniu przez hosta. Dlatego abonament programu, który synchronizuje kalendarze, porównuj z kosztem jednej, dwóch pomyłek w sezonie, a nie z zerem. Cennik Hotelarza pokazuje, ile to kosztuje miesięcznie, bez opłaty za wdrożenie.
Co sprawdzić w programie, zanim go kupisz
Zapytaj, czy dostajesz osobny kanał iCal dla każdego pokoju albo domku, a nie jeden wspólny dla całego obiektu. Wspólny kanał blokuje wszystko naraz i psuje sprzedaż kilku jednostek. Zapytaj też o częstotliwość odświeżania i o to, czy rezerwacje bezpośrednie ze strony blokują termin w portalach.
Sprawdź, jak program zachowuje się przy anulowaniu. Anulowana w portalu rezerwacja powinna zwolnić termin we wszystkich kanałach przy kolejnej synchronizacji. Poproś o demo i wykonaj próbę z dwoma rezerwacjami na ten sam termin, bo tak najszybciej zobaczysz, jak działa blokada.
Dla kogo ten problem jest największy
Najmocniej odczuwają go właściciele kilku apartamentów i domków, którzy sprzedają w dwóch lub trzech portalach i sami odpowiadają na wiadomości. Im więcej jednostek i kanałów, tym większa szansa, że dwa zamówienia padną w tym samym kwadransie. Pensjonaty z jednym kanałem mają mniejsze ryzyko, ale rezerwacje telefoniczne wciąż mogą je zaskoczyć.
Jeśli prowadzisz gospodarstwo z kilkoma domkami, zobacz program do rezerwacji domków i agroturystyki. Dla obiektów z pokojami hotelowymi i recepcją lepiej pasuje opis systemu rezerwacji dla hotelu.
Lista kontrolna przed sezonem
Sprawdź, czy każdy pokój lub domek ma osobny kanał iCal. Zaimportuj kanały ze wszystkich portali i zrób test: wpisz próbną rezerwację w jednym miejscu i zobacz, czy termin zniknął w pozostałych. Zrób to na kilka tygodni przed sezonem, a nie w majówkę.
Ustal zasadę, że telefony i wiadomości od gości wpisujesz do kalendarza od razu, nawet jeśli gość jeszcze nie wpłacił zaliczki. Jeśli potrzebujesz ekipy do sprzątania między pobytami przy dużej rotacji gości, sprawdź sprzątanie hoteli i apartamentów na zmiany, bo krótkie przerwy zwiększają ryzyko pomyłek w kalendarzu.