Kalendarz rezerwacji online dla pensjonatu, co powinien umieć

Jeden widok wszystkich pokoi

Kalendarz powinien pokazywać wszystkie pokoje na osi dni, tak żeby od razu było widać wolne terminy i luki między rezerwacjami. Przydaje się podział kolorami według źródła, bo recepcja wie, czy gość przyszedł z portalu, ze strony obiektu czy przez telefon.

Widok na telefonie jest równie ważny jak na komputerze, bo właściciel małego obiektu często sprawdza grafik poza recepcją.

Blokowanie terminów bez ręcznej pracy

Najważniejsza funkcja to brak podwójnych rezerwacji. Gdy gość rezerwuje na stronie lub w portalu, termin musi zniknąć ze wszystkich pozostałych kanałów. Najprostszą metodą dla małego obiektu jest synchronizacja iCal, która przenosi blokady dostępności między kalendarzami.

Warto pamiętać, że iCal przenosi dostępność, a nie ceny, więc stawki w portalach ustawiasz osobno.

Statusy i notatki

Rezerwacja powinna mieć status: wstępna, potwierdzona, z wpłaconą zaliczką, zameldowana, wymeldowana. Notatki przy rezerwacji, na przykład o późnym przyjeździe, alergii albo łóżeczku dla dziecka, oszczędzają telefony i pomyłki.

Przydatny jest też status sprzątania pokoju, żeby zespół wiedział, który pokój jest gotowy dla kolejnego gościa.

Ceny sezonowe i minimalny pobyt

Kalendarz, który sam nie liczy ceny, wymusza ręczne wyceny. Lepiej, gdy obiekt raz ustawia sezony, dni weekendowe i minimalną liczbę nocy, a program liczy cenę pobytu i pilnuje zasad.

To samo dotyczy opłaty miejscowej: stawka gminy wpisana raz, naliczana od osoby i doby.

Dokumenty z rezerwacji

Rezerwacja powinna prowadzić do dokumentów: potwierdzenia mailem, karty meldunkowej online i faktury. Jeśli każdy dokument powstaje z tych samych danych, znika przepisywanie i część błędów.

Hotelarz łączy te elementy w jednym kalendarzu. Wypróbuj go w demo na przykładowym pensjonacie i zobacz, jak wygląda widok hotelarza po złożeniu rezerwacji przez gościa.

Na co uważać przy wyborze

Sprawdź, jak często kalendarz odświeża dane z portali. Odstęp kilkunastu minut wystarczy małemu obiektowi, ale przy kilkuset pokojach potrzebne jest szybsze odświeżanie. Zapytaj też, czy możesz wyeksportować swoje dane, bo kalendarz, z którego nie da się wyjść, jest ryzykiem.

Zwróć uwagę na role użytkowników. Sprzątanie nie powinno widzieć faktur, a księgowość nie potrzebuje edytować rezerwacji. Ważny jest również dziennik zmian, który wyjaśnia sporne sytuacje.

Jak wdrożyć kalendarz w jedno popołudnie

Zacznij od pokoi: nazwy, liczba osób, cena bazowa. Potem dodaj sezony i dni weekendowe. W kolejnym kroku wklej adresy kalendarzy iCal z portali i wklej kalendarz zwrotny w panelach portali. Na końcu wprowadź rezerwacje, które masz już w zeszycie, żeby kalendarz odzwierciedlał stan faktyczny.

Następnego dnia porównaj grafik w kalendarzu z portalami. Jeśli wszystkie terminy się zgadzają, możesz zacząć przyjmować rezerwacje z własnej strony. Po tygodniu sprawdź raport źródeł rezerwacji i zdecyduj, na którym kanale warto się skupić. Kalendarz, który jest aktualny i wygodny, zachęca zespół do korzystania z niego, a to jedyny sposób, żeby przestał istnieć równoległy zeszyt, w którym zapisuje się to, czego brakuje w systemie. Zadbaj także o to, by każdy nowy pracownik w pierwszym dniu dostał krótką instrukcję: jak dodać rezerwację, zmienić termin i oznaczyć pokój jako posprzątany.